Op afstand en toch verbonden

Al ​ een jaar werken we bij de VLM vooral van thuis uit. Nu we onze collega’s nauwelijks nog in levenden lijve ontmoeten, ervaren we voor het eerst echt wat disruptie betekent. Het werk gaat voort, maar hoe zit het met de spirit? Voelen de medewerkers zich nog voldoende met de organisatie verbonden? Om het VLM-gevoel een boost te geven, was er op 22 januari “Studio VLM”. ​

Met die disruptie viel het wel mee. Niet meer moeten pendelen heeft zo zijn voordelen. En al voor de coronacrisis was telewerk ingeburgerd bij de VLM. Technisch en organisatorisch verliep de overgang naar voltijds thuiswerken daardoor best vlot. Lang leve MSTeams, OneDrive en teamsites op Sharepoint. Ook de resultaten mochten er zijn: ondanks de crisis was 2020 voor de VLM een sterk jaar. Nooit eerder was er zoveel vraag naar groene plekken dicht bij huis en stond de open ruimte zo hoog op de politieke agenda. ​

Maar toch. We missen de middagpauzes met onze collega’s, de mopjes in de koffiehoek, de snelle pingponggesprekken aan het eiland, de onverwachte ontmoetingen, de echte bijeenkomsten met ons team,… ​ E-mails, telefoongesprekken en onlinevergaderingen compenseren enigszins het gebrek aan fysiek contact en volgen elkaar in sneltempo op. Werk en privé lopen zodanig door elkaar dat het zelfs de beste multitasker af en toe zwart voor de ogen wordt.

Hoe behoud je in zo'n omstandigheden het gevoel met het geheel? Hoe krijg je medewerkers zover dat ze nog wel eens extra werk willen verzetten en zich verbonden voelen met elkaar? In de herfst groeide het idee om samen "Studio VLM" te maken. Daarmee wilden we de VLM-vlam brandend houden in de coronawinter. 

De uitdaging

“Organiseer op 22 januari een informeel, digitaal evenement waarbij je zoveel mogelijk talenten aanspreekt. Maak er een dag voor en door collega’s van.”

Dat was de uitdaging die we onszelf stelden. Zo gezegd zo gedaan. Met een energieke video lanceerden we een brede interne oproep om mee te doen. Zo kwamen we tot een team dat via de nieuwe digitale overlegmogelijkheden een programma zou uitwerken. Ideeën kregen vorm, taken werden verdeeld, eigenaarschap werd ieders deel. ​

Gamification

Daarnaast wilden we de medewerkers motiveren om in de donkere december- en januariweken voor het evenement te blijven bewegen. Het liefst voor een goed doel. Om zoveel mogelijk kilometers af te leggen, organiseerden we een beweegchallenge voor alle collega’s, verdeeld in drie teams. We daagden hen uit om te wandelen, fietsen, zwemmen, joggen, crossfitten, varen, … en hun afgelegde kilometers te registreren. Elk team koos een goed doel. We stimuleerden de deelnemers om foto’s en ervaringen te delen in een gesloten Facebookgroep. De uitdaging sloeg aan en het spelaspect deed z’n werk. Ook al waren de dagen kort, koud en nat, de VLM’ers gingen in hun vrije tijd massaal naar buiten en genoten van de open ruimte waar we ons elke dag samen voor inspannen. Maar liefst 72% van de personeelsleden nam deel aan de challenge. ​ ​

Testen testen testen

"Studio VLM" werd uiteindelijk "Radio VLM", "Expo VLM" (een digitale expo met beeldend werk van een twintigtal collega’s) en de quiz "de Slimste VLM’er". Aangevuld met een kwartiertje ochtendyoga, twee muzikale intermezzo’s van collega’s en een afsluitend e-peritief. Na de kerstvakantie kwam voor het organiserende team de hamvraag: was een technisch kwalitatieve uitvoering van onze ideeën voor een groep van bijna 600 medewerkers wel haalbaar? Zijn MS-Teams en Sharepoint daarvoor dynamisch genoeg? Na een eerste keer testen gingen we ontmoedigd weer naar huis. De inhoud en de presentatoren stonden er, maar de auditieve en visuele kwaliteit was allesbehalve optimaal. We planden een tweede testdag en een generale repetitie. De tijd drong, maar falen was geen optie. ​ ​

D-day

Dankzij de tomeloze motivatie van de teamleden, de creativiteit die we aan de dag legden, de betrokkenheid die we creëerden en de kennis en talenten die we in huis hebben was ‘Studio VLM’ uiteindelijk een schot in de roos. De muziek en de radiopresentatoren zorgden voor sfeer. De ontknoping van de beweegchallenge maakte ons fier. Samen legden we op een maand tijd 66.500 kilometer af en schonken we Bednet, het Kinderkankerfonds en vzw Alezhoppa elk 700 euro. Mentimeter wees uit wie de slimste VLM’er is en met een aperitiefje van Oxfam sloten we de dag af. De techniek liet ons die dag niet in de steek en we voelden de energie stromen. Overweldigd, zelfs ontroerd, waren we door de vele warme en positieve reacties van de medewerkers, die via verschillende kanalen (chat, FAQ’s, e-mail, WhatsApp, Facebook…) de hele dag bleven binnenstromen. Wat deed het deugd om te ervaren dat we er ondanks die langdurige crisis nog steeds samen staan, dat onze missie springlevend is en dat we ons heel even sterker met elkaar verbonden voelden dan we misschien ooit hebben gedaan.

​Collega Siegi bracht het effect van het evenement mooi onder woorden:

“Ik vertel mezelf dat alles went… eerst wekelijks, dan dagelijks en de laatste tijd zelfs meerdere keren per dag… En vandaag vertelt de VLM! En het doet wat met me… ik voel plots weer zoveel… alsof er eindelijk weer iets gebeurt… Ik heb er geen woorden voor en toch wil ik het vertellen… Onder de indruk … zoveel kilometers, zoveel bewegers, zoveel kunstzin, zoveel samen ook al is het apart… Ik voel vanalles… fier, blij, ontroerd, het moe, geïnspireerd, hoop… En ergens… hier… vandaag… overheerst een warme weemoed… … en ontkiemt het besef hoeveel honger, naar écht contact, corona verstopt heeft… ergens…ver weg… achter mezelf… terwijl ik vertel dat het went… Dankjewel collega’s voor deze dag! Ik had niet verwacht dat het zoveel bij me zou losmaken.”